INSTRUKCJA

 

w sprawie  organizacji  i  zakresu  działania archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne.

 

 

Rozdział  I.

 

Postanowienia ogólne.

 

§  1

 

1.      Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne, sposób przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, tryb ich udostępniania osobom zainteresowanym oraz tryb przekazywania materiałów archiwalnych /kat. „A” / do Archiwum Państwowego w Białymstoku i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej / kat. „B” /.

 

2.  Instrukcja obowiązuje również w jednostkach organizacyjnych  Gminy 

      / GOK ; OSiR; GOPS; ZEAOSS/ w zakresie jak w ust. 1.

 

3.      Ilekroć w instrukcji jest mowa  o :

1/ pracowniku archiwum – należy przez to rozumieć pracownika, któremu

    powierzono prowadzenie archiwum  zakładowego,

 

2/ jednolitym rzeczowym wykazie akt – należy rozumieć przez to jednolity   

    rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków  międzygminnych

     stanowiący załącznik  nr 4 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22

    grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin

    i związków międzygminnych / Dz. U. nr 112, poz. 1319 /.

 

 

Podział  na  kategorie.

 

§  2

 

1.      Dokumentacja powstająca , nadsyłana i składana w urzędzie dzieli się na :

1/ dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład 

     państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej  „ materiałami   

     archiwalnymi”,

2/ dokumentację inną niż określoną w pkt.1, nie stanowiącą materiałów

    archiwalnych, zwaną dalej „ dokumentacją niearchiwalną”.

 

2.      Odrębne przepisy określają postępowanie z materiałami tajnymi zastrzeżony-

mi i księgami stanu cywilnego.

3.      Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich wytworzenia.

4.      Oznaczenie kategorii dokumentacji:

1/ kategorię dokumentacji stanowiącej  materiały archiwalne oznacza się 

    symbolem „A” / posiadające stałą wartość historyczną/,

2/ kategorię dokumentacji niearchiwalnej, oznacza się symbolem „B” / nie

    posiadające wartości historycznej /, z  tym że :

 

a/ symbolem „B”  z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie okresu przechowywania podlega brakowaniu : okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając   od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb urzędu oraz dla celów kontrolnych,

 

b/ symbolem „B_c”  oznacza się  dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe  znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,

 

c/ symbolem  „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie  obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie, ze względu na jej charakter, treść  i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe  archiwum państwowe, które może dokonać zmiany klasyfikacji  archiwalnej takich materiałów.

    

Okresy   przechowywania.

 

§  3

 

1.      Materiały archiwalne kat. „A” przechowuje się przez okres 25 lat.

2.      Dokumentację  kategorii „B”  archiwum zakładowe przechowuje przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

 

 

 

 

§  4

 

W razie zniesienia Urzędu  Gminy lub w wyniku likwidacji jednostki podziału administracyjnego urząd znoszony  przekazuje akta spraw bieżących i wszelkie materiały archiwalne urzędowi przejmującemu sprawy likwidowanej jednostki.

 

 

Rozdział   II.

 

Przepisy  szczegółowe.

 

Organizacja  archiwum zakładowego.

 

§  5

 

1.      Archiwum zakładowe prowadzone jest przez pracownika Urzędu Gminy, który ma ukończony kurs archiwalny.

2.      Archiwum zakładowe podlega Wójtowi Gminy.

3.      Archiwum mieści się w budynku administracyjnym Urzędu Gminy.

 

Lokal  archiwum  zakładowego.

 

§  6

 

1.      Lokal archiwum zakładowego  składa się z :

1/ pomieszczenia biurowego i magazynu służącego do pracy pracownika archiwum oraz do przechowywania dokumentacji.

2.      Lokal archiwum zakładowego jest  suchy i mieści się na niskim parterze /podpiwniczenie/.

3.      Lokal jest zaopatrzony w mocne drzwi zamykane na zamki, okratowane okna, posiada instalację elektryczną i dobrą wentylację.

4.      Temperatura w pomieszczeniach magazynowych wynosi 14–18 ⁰C natomiast  wilgotność powietrza 50 – 65 % .

5. Umeblowanie  składa się ze  stołu do prac archiwalnych i regałów .

6. Wszystkie regały są ustawione wzdłuż ścian, a jeden regał stoi po środku

    magazynu .

7. W archiwum  grzejnik jest zabezpieczony  i nie używa się żadnych piecyków.

8. Ze względu na bezpieczeństwo pożarowe lokal powinien jest wyposażony w 

    gaśnicę i koc szklany.

9. Archiwum jest systematycznie wietrzone, a materiały archiwalne odkurzane.

10. W magazynie archiwum zakładowego nie wolno przechowywać żadnych

    innych przedmiotów poza stanowiącymi jego wyposażenie.

 

 

Zakres działania archiwum zakładowego.

 

§  7

 

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1.      przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych pracowników Urzędu oraz jednostek organizacyjnych,

2.      prowadzenie ewidencji przyjętych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanie i zabezpieczanie,

3.      udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

4.      przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Białymstoku,

5.      inicjowanie brakowania dokumentacji kategorii „B”„ oraz przekazywanie jej na makulaturę po uzyskaniu zezwolenia z Archiwum Państwowego,

 

 

Obowiązki pracownika archiwum zakładowego.

 

§  8

 

1.         Pracownik archiwum odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej.

2.         Do obowiązków należy dbanie o całość  i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed  szkodnikami.

3.         Pracownik archiwum zakładowego składa roczne sprawozdanie z wykonania czynności i zadań archiwum zakładowego, w szczególności sprawozdanie powinno wykazać ilość dokumentacji w metrach bieżących:

1/ przyjętej do archiwum zakładowego,

2/ przekazanej do Archiwum Państwowego (kat. „A” ),

3/ wydzielonej na makulaturę,

4/ przekazanej do zbiornic makulatury,

5/ udostępnionej – w liczbie kart udostępnienia.

 

Przez metr bieżący (mb) rozumie się taką ilość materiałów, jaka mieści się w jednym metrze bieżącym półki, przy ułożeniu dokumentacji  ściśle przy sobie systemem bibliotecznym, tj. w pozycji stojącej, zwróconej grzbietem teczki do formatu półki.

4.         W razie zmiany pracownika prowadzącego archiwum zakładowe przekazanie archiwum nowemu pracownikowi  odbywa się protokólarnie.

5.         Pracownik prowadzący archiwum zakładowe zobowiązany jest znać strukturę organizacyjną urzędu, instrukcję kancelaryjną dla urzędów  gmin i związków międzygminnych oraz  jednolity rzeczowy wykaz akt, według którego pracownicy prowadzą akta.

 

6.         Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego -  poza czynnościami związanymi z jego prowadzeniem – należy stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych.

 

 

Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe.

 

§  9

 

1.      Okres przechowywania dokumentacji  przez pracowników oraz sposób jej przekazywania do archiwum zakładowego w stanie uporządkowanym określają § 35 – 37  instrukcji kancelaryjnej dla urzędów gmin i związków międzygminnych  ( Dz. U.  nr 112, poz.1319 ).

2.      Plan pracy archiwum zakładowego na dany rok określa kierownik zakładu pracy.

3.      Poszczególne stanowiska przekazują dokumentację do archiwum zakładowego zgodnie z planem pracy archiwum, na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, sporządzonego w trzech (czterech dla akt  kat. A) egzemplarzach  przez pracownika przekazującego;  dwa (trzy)  egzemplarze zatrzymuje archiwum zakładowe, zaś trzeci (czwarty) pozostaje u pracownika. Spisy podpisują: pracownik przekazujący dokumentację oraz pracownik archiwum zakładowego. Dokumentację należy ujmować w spisie według kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

4.      Pracownik archiwum zakładowego przekazuje do archiwum państwowego 1 egzemplarz spisów zdawczo – odbiorczych dokumentacji kategorii „A” przyjętej przez archiwum zakładowe.

 

Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym.

 

§  10

 

1.       Archiwum zakładowe oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo – odbiorczego, łamanym przez numer pozycji danego spisu ( np. 9/11 gdzie 9 jest to numer spisu zdawczo odbiorczego, 11 pozycja w spisie ).

2.       Jeden egzemplarz spisów zdawczo – odbiorczych wszywa się do teczki , która stanowi podstawową ewidencję dokumentacji, drugi egzemplarz spisów, służący  do pracy bieżącej, przechowuje się w osobnych teczkach prowadzonych dla poszczególnych pracowników /stanowisk/.

 

3.       Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:

1/  spisy zdawczo - odbiorcze  / zał. nr 1 /,

 

2/  wykaz spisów zdawczo - odbiorczych / zał. nr 2 /, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo - odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną numerację,

 

3/  karty  udostępniania dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym lub wypożyczenia jej poza jego obręb / zał. nr 3 /,

 

4/ protokoły o braku lub uszkodzeniu  udostępnionej dokumentacji,

 

5/ spisy zdawczo - odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego / zał. nr 4 /,

 

6/ protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami przekazywanej dokumentacji kat. „B” /zał. nr 5 / oraz odpowiednimi orzeczeniami archiwum państwowego.

Środki ewidencyjne wymienione w punktach 1-2 i  4-6  należą do kategorii „A”.

 

 

Sposób przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym.

 

§  11

 

1.      Dokumentacja z każdego stanowiska  przechowywana jest na oddzielnych regałach lub szafach ułożona wg rzeczowego wykazu akt i kolejno latami.

2.      Oddzielnie gromadzi się materiały archiwalne kat. „A” , a oddzielnie dokumentację niearchiwalną kat. „B”.

3.      Dokumentację układa się na półkach bądź pionowo systemem bibliotecznym, bądź poziomo jedna na drugiej, od dołu ku górze i od lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur.

4.      Regały lub szafy są oznakowane odpowiednią numeracją.

 

 

 

 

 

 

 

Udostępnianie dokumentacji w archiwum.

 

§  12

 

1.      Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację  kategorii „A” i „B” do celów  służbowych  i naukowo – badawczych.

2.      Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych  odbywa się za zgodą pracownika, od którego ona pochodzi na podstawie kart udostępniania / zał. nr 3 /.

3.      Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach archiwum pod nadzorem pracownika archiwum.

4.      Wypożyczenie dokumentacji poza archiwum zakładowe – wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki / Wójta Gminy / oraz spisania wypożyczonych akt.

5.      Akta na zewnątrz urzędu wydaje się jedynie na podstawie upoważnienia organów policji, prokuratury itp. wyłącznie za pokwitowaniem.

 

 

Odpowiedzialność korzystających za udostępnione akta.

 

 

§  13

 

1.        Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i zwrot w wyznaczonym terminie.

2.        Pracownik archiwum zakładowego potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczeń w obecności osoby zwracającej akta.

3.        W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanych aktach pracownik archiwum sporządza protokół, który podpisują:

1/ pracownik archiwum,

2/ kierownik zakładu  /Wójt Gminy /,

3/ wypożyczający.

 

Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, z których jeden egzemplarz wkłada się w miejsce zagubionych lub uszkodzonych akt, drugi przechowuje się w teczce, trzeci przekazuje się odpowiedzialnej osobie za wypożyczenie akt.

 

 

 

 

Wydzielanie materiałów archiwalnych.

 

§  14

 

1.      Co roku pracownik archiwum zakładowego dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji.

2.  Wydzielenie polega na:

    1/ wyłączeniu   materiałów archiwalnych kat. „A” podlegających      

        przekazaniu do archiwum państwowego,

    2/ wyłączeniu dokumentacji niearchiwalnej kat „B” , której kończy się

         okres przechowywania i przekazanie na makulaturę,

     3/ wyłączenie dokumentacji kat „BE” przeznaczonej do ekspertyzy.

3.  Wydzielenie dokumentacji odbywa się komisyjnie. Komisję powołuje Wójt

Gminy.

4.        Wydzielenie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo -       

odbiorczych oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt

5.        Z wydzielenia  komisja sporządza protokół , do którego dołącza spisy

dokumentacji kat. „A” i „B”.

 

Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.

 

§  15

 

1.       Archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne kat „A” do Archiwum Państwowego po uprzednim uzgodnieniu.

2.       W uzasadnionych przypadkach archiwum zakładowe może przechowywać materiały archiwalne kat. „A”  przez dłuższy okres po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego  Archiwum Państwowego.

3.       Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu sporządzonego w 3 egz. Jeden egz. pozostawia się w archiwum  zakładowym 2 egz. przekazuje się do właściwego A P.

4.       Datę przekazania materiałów archiwalnych wpisuje archiwum zakładowe w odpowiednich pozycjach spisu zdawczo – odbiorczego.

 

 

Przeznaczenie dokumentacji kat. „B” na makulaturę.

 

§  16

 

1.      Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należy przesłać do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. Spisy te wraz z protokółem brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach.

2.      Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę, powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego odczytanie jej treści i przekazana do zbiornic surowców wtórnych.

 

 

Nadzór nad archiwum zakładowym.

 

§  17

 

1.        Kontrolę zewnętrzną nad archiwum zakładowym sprawuje Archiwum Państwowe  w Białymstoku.

2.        Kontrolę wewnętrzną sprawuje Wójt Gminy. Kontrola wewnętrzna powinna być przeprowadzona co najmniej raz w roku w celu skonfrontowania stanu zawartości dokumentacji  z prowadzoną ewidencją.